Sin importar el tamaño de una empresa, ésta siempre debe velar por los intereses de sus empleados, mantenerlos motivados y asegurarse de que todas las personas que forman parte de ella, se están comunicando efectivamente. A continuación este artículo esclarecerá por qué los empresarios deberían considerar implementar estrategias de comunicación interna.
Entre los medios más utilizados por las empresas para difundir mensajes a los empleados se encuentran:
- Comunicados y circulares, medios de comunicación formales y unilaterales, generalmente impresos en hojas de papel bond (papel que es comúnmente utilizado en las oficinas) y entregados a cada empleado y firmados por los dirigentes.
- Periódico mural, medio de comunicación que permite a los empleados integrarse, pues ellos suelen ser quienes lo mantienen al día, ya que hacen uso de él para dar a conocer sus inquietudes o necesidades. En él se suelen colocar fotografías impresas en papel digital, comunicados generales decorados o ilustrados, avisos y recordatorios importantes, resaltándolos entre los demás; noticias internas relevantes, artículos de interés, entre otros materiales.
- Correos electrónicos, mensajes que circulan dentro de un medio en el que puede evitarse la confrontación personal, pues es un medio en el que el proceso de comunicación se lleva a cabo por medio de una pantalla al instante.
- Juntas, suelen ser una vez al mes, en ellas se tratan temas prestablecidos en una agenda, mismos que deben ser cubiertos en cierta temporalidad, lo que a veces inhibe la posibilidad de retroalimentación.
- Newsletter, enviados automáticamente mes con mes directamente al correo institucional, en el que no hay cabida para establecer algún diálogo.
- Buzón de sugerencias, este canal de comunicación tiene la intención de recabar todo tipo de comentarios, ya sean positivos o negativos. Suele estar ubicado en un lugar estratégico dentro la empresa, pues todo el personal tiene acceso a él, sin embargo, en ocasiones puede llegar a reprimir la participación de los empleados debido al grado de exposición que se tiene, o en su defecto, puede generar incertidumbre puesto que los trabajadores pueden sentirse ignorados, en caso de que los mensajes no sean canalizados en su momento.
- Redes sociales internas, estas redes posibilitan la conexión con todo el personal de la empresa, o bien, de acuerdo con la organización o pertenencia del personal. La interacción no es personal, por lo que su grado de eficacia varía según el conocimiento que los empleados tengan para utilizarlas, y si tienen las habilidades necesarias para comunicar lo que quieren comunicar.
- Otros
Pero, ¿qué es la comunicación interna y cómo puede ésta ayudar a las empresas a generar mejores procesos operativos? La comunicación interna son todos aquellos intercambios de mensajes, dentro de una organización, con el objetivo de generar un buen ambiente organizacional. Son el conjunto de actividades llevadas a cabo por las empresas para crear y mantener buenas relaciones entre las personas con las que se debe trabajar, a través de distintos medios de comunicación, para mantenerse, a su vez, informados, integrados y motivados.
No obstante de las distintos canales de comunicación interna que se pueden tener, se debe considerar que de acuerdo al giro de cada empresa y a los empleados que la conforman, es que se debe elegir el o los medios de comunicación que serán más óptimos para comunicarse, pues la comunicación debe procurarse idóneamente de una manera horizontal, es decir, en la forma en la que quepa espacio para el intercambio de ideas, sugerencias y comentarios entre todos los miembros, sin importar que sean subordinados, coordinadores, directores o gerentes.