De los sistemas de gestión documental se ha celebrado la digitalización de documentos y la consecuente protección de la información corporativa; también la accesibilidad de los datos y la facilidad para consultar al instante los historiales de versiones de un mismo documento.
Descritos de esta forma, los beneficios de implementar un software de gestión documental parecen simples e incluso prescindibles, pero al llevar los conceptos a la práctica, quien reflexiona no demora en percatarse de que la suma de estas ventajas deviene en un importante ahorro de recursos.
Pongamos por caso el de un despacho de abogados que adopta uno de estos sistemas: a través de este último podrá realizar la facturación automática y recibirá alertas sobre el vencimiento de ellas, lo que conlleva no solamente una medida para economizar, sino una forma de optimizar el tiempo.
La implementación de este tipo de software también supone una mejora en la productividad, pues la digitalización de los procesos y de información relacionada con las situaciones a tratar acorta los tiempos de búsqueda de información y preparación de los casos hasta en un 30%, según la experiencia de algunos despachos en los que ya se cuenta con un sistema de gestión.
En cuanto a los costes, una de las ventajas que han venido de la mano con la tecnología DMS, es que ha permitido desechar archiveros, impresiones en papel, servidores y otra maquinaria cuya obsolescencia ha beneficiado directamente a las arcas de las empresas.
Por otro lado, los costos asociados a los conceptos de copias de seguridad, antivirus y el mantenimiento de los equipos que brindaban estos servicios se han eliminado automáticamente de la lista de compromisos de la organización, toda vez que la información digitalizada y disponible en la nube ha vuelto innecesarios dichos procesos.
El uso adecuado de un software administrativo mantiene a las empresas al día con sus obligaciones fiscales y de cumplimiento de las normas de transparencia. Otro ejemplo al que podemos acudir en este sentido, es la reciente adquisición del Sistema Integral de Gestión Documental (SID) desarrollado en Guanajuato, México, e implementado por los congresos de Quintana Roo, Tlaxcala, Chihuahua, San Luis Potosí y Tamaulipas a fin de cumplir a cabalidad con la Ley General de Archivos operante en el país.
Además de los beneficios que ya se les reconocen, es de notar que los sistemas administrativos también desempeñan funciones con impacto económico y político dentro y fuera del ámbito empresarial.